La gestion de références bibliographiques : démarche, panorama des outils et initiation à EndNote

Support de formation élaboré par Marie-Laure MALINGRE
URFIST de Bretagne et de Pays de Loire

 

Objectifs du stage

- Faire connaître les principes d'utilisation et les applications d'un logiciel de références bibliographiques.

- Initier à l'utilisation de EndNote par l'apprentissage de ses fonctionnalités de base.


Bibliographie : sources utilisées

Type de formation: 
Stages
Auteur(s): 
Marie-Laure Malingre
Thème: 
Gestion de l'information
Public: 
Tous publics Urfist
Date de création: 
28/11/2005
Date de modification: 
10/11/2006
Tags: 
License: 

Créer une base de données

Démarrage

Référence

Configuration


Démarrage

Offre au démarrage :

- Créer une nouvelle base
- Ouvrir une base existante

 

Comment ouvrir une bibloithèque EndNote existante :

- Sélectionner "Open an existing EndNote library" + aller chercher le bon fichier en parcourant l'arborescence des dossiers et des fichiers à l'aide du bouton Browse + OK.

ou à un stade ultérieur :

- Partir du Menu "File" et utiliser la commande "Open" et "Open Library" ou sélection de l'une des bibliothèques affichées dans le sous-menu.

Le fichier s'ouvre en affichant les références contenues dans la bibliothèque. Pour chaque référence, sont affichés le premier auteur, l'année de publication et le titre.

 

 

Comment créer une bibliothèque :

- Sélectionner "Create a new EndNote library" + OK (ou utiliser le menu "File" et "New".

- Dans la fenêtre "New Reference Library" qui s'ouvre, Nommer la bibliothèque, par exemple formation + Enregistrer ; EndNote effectue la sauvegarde automatiquement sous Program Files et dans le répertoire EndNote (mais on peut placer la base ailleurs si on le souhaite).

 

- Une nouvelle fenêtre apparaît = une bibliothèque EndNote vide ; les fonctionnalités présentes (menus, icones) vont permettre de donner un contenu à la bibliothèque.

 

- Aller dans le Menu Reference et sélectionner New Reference :

une nouvelle référence peut être saisie, le logiciel crée une grille de catalogue, avec un ensemble de champs variables en fonction du type de document sélectionné dans le menu déroulant Reference Type, par défaut "Journal Article".

EndNote a prévu 38 types de documents possibles : article de revues, livre, thèse, rapport, brevet...

 

Objectif : Le chercheur saisit les références selon le type de document concerné; il pourra ensuite intégrer à son texte les citations issues de la base de données dans le bon format et générer sa bibliographie.

haut de page


Visualisation des référence

 Se déplacer dans les références

- Pour sélectionner une référence et se déplacer vers une autre référence, cliquer sur la référence souhaitée ou utiliser les flèches verticales (Home, End pour aller à la première ou à la dernière référence)
- Pour sélectionner plusieurs références conjointes, cliquer sur une référence et faire glisser sur les réferences suivantes
- Pour sélectionner un ensemble de références disjointes : Ctrl + clic
- Pour tout sélectionner : Edit > Select All

Visualisation d'une référence dans le style prédéfini

Pour visualiser une référence sélectionnée dans le style prédéfi dans le menu déroulant de la barre d'outils, cliquer sur Show Preview en bas de la fenêtre, ou Menu Tools > Show Preview (Hide Preview pour supprimer).

Afficher une ou plusieurs références

- pour afficher le contenu d'une référence, double-cliquer sur l'intitulé de la référence
- pour afficher plusieurs références, Menu References > Show Selected References
- Pour revenir à la liste complète, Show All References

haut de page


Configuration de la bibliothèque / Paramétrage 

Possibilités de paramétrage de la bibliothèque : par le Menu "Edit" + Préférences.

Exemples :

 

- Libraries : possibilité d'afficher une bibliothèque au lancement du logiciel.
- Display Fonts : paramétrage de l'affichage du texte.
- Reference Type : permet des modifications sur les champs disponibles sous chaque type de référence (article de revue, livre).
- Temporary citations : apparence des citations.
- Sorting : paramétrage pour le classement des références (mots vides).
- Display Fields : champs à afficher dans la fenêtre de la bibliothèque.

 


Recommandation : faire une ou plusieurs sauvegards de la base créée (Menu "File" et "Save a Copy").

haut de page

EndNote : quelles utilisations?

Usages

Caractéristiques

Version 10


Ce que permet EndNote

Le logiciel EndNote, comme les autres outils de ce type, présente des fonctions de plus en plus développées d'assistance aux recherches documentaires et aux publications ; il permet aux chercheurs, doctorants ou documentalistes :

d'exploiter leur documentation en gérant sur un micro-ordinateur des fichiers de références bibliographiques organisés au sein de bases de données (saisie manuelle ou import, aides à la saisie, recherche).

d'interroger directement des bases de données externes dans son domaine de recherche
- connexion sur des bases distantes
- création de fichiers de connexion

d'importer automatiquement des références extraites de sources diverses : bases de données distantes, catalogues de bibliothèques, bibliographies, et issues de supports distincts: CD ROM, Internet, fichiers de texte, autres logiciels bibliographiques.

- soit directement sous EndNote (ScienceDirect par exemple)
- soit par des filtres d'import, en utilisant les filtres prédéfinis par EndNote ou en créant des filtres spécifiques.

d'utiliser ces références pour :

- la rédaction d'un articles scientifiques (interface directe avec le traitement de texte, permettant de créer des citations dans le texte) et l'élaboration de la bibliographie de l'article, en choisissant un format d'édition déterminé = styles (correspondant aux normes de présentation bibliographiques des revues scientifiques).
- l'élaboration de divers produits documentaires : listes de lecture pour les étudiants, listes de publications des enseignants, catalogues de collections spéciales...

EndNote permet aussi d'insérer des graphiques et / ou tableaux et d'en générer la liste.

de créer de nouveaux styles.

d'exporter ses données sous d'autres formats.

haut de page


EndNote 9 : Caractéristiques techniques générales

Système d'exploitation : Windows (95 à 2000, NT 4, XP) / Macinstosh (les bibliothèques créées sur les différentes plateformes sont compatibles entre elles).

Intégration au traitement de texte : Word 97, 2000, XP

Nombre de bases : illimité (mais relatif à l'espace disque)

Nombre de références par base : illimité depuis EndNote 8
[Attention : chaque référence a un numéro permanent , qui ne peut être réutilisé en cas de suppression de la référence et qui subsiste, d'où l'utilité d'une "base tampon" pour l'import de références, avant de choisir celles qui seront entrées dans la base définitive]

Nombre de types de références : 38 (avec des champs personnalisés)

Nombre de champs par référence : un maximum de 52 champs dont 7 champs customs (personnalisés)

Compatibilité avec le format Unicode pour n'importe quelle langue depuis la version 8.

Davantage d'outils d'aide :
569 fichiers de connexion, plus de 1100 styles bibliographiques, plus de 470 fitres d'import.

haut de page


 EndNote 10 : nouveautés

Nombre de types de références : 41. nouveaux types : Ancient Text, Dictionary, Encyclopedia, Grant.

Nouveaux opérateurs de recherche dans la base EndNote : "champ commence par", échamp finit par", "mot commence par".

Nouveaux styles, filtres d'importation et fichiers de connexion disponibles.

Enregistrement de la base complète (fichier .enl et dossier associé .DATA) dans un seul fichier compressé.

Gestion améliorée des fichiers PDF : liens automatiques par glisser-déposer d'un fichier PDF surnla référence.

Affichage amélioré de la fenêtre de références (par exemple, jusqu'à 8 champs affichables simultanément)

haut de page

Introduction à la gestion de références

 

Sur quoi s'appuient les fonctions d'un logiciel bibliographique ?


LE TRAVAIL DE CITATION

⇒ La recherche scientifique repose sur la publication d'ouvrages, d'articles, etc., permettant d'exposer, de développer et de valider des hypothèses de recherche.

⇒ Les énoncés scientifiques y sont confrontés aux énoncés et travaux précédents concernant le même sujet ou les sujets connexes.

⇒ Les travaux de recherche s'appuient ainsi sur un réseau de citations intégrées dans le corps du document qui sera publié.

LA BIBLIOGRAPHIE

⇒ Définition

"Une bibliographie est une liste de références ou de notices bibliographiques classées selon certains critères pour permettre le repérage des documents référencés."

Elle doit "permettre aux lecteurs de connaître les travaux qui ont servi à développer la problématique, l'axe de recherche d'un travail, ou  qui sont à la base d'une synthèse ou d'une mise au point que l'on vient de faire".
[cf. Arlette BOULOGNE, Comment rédiger une bibliographie]

⇒ La rédaction de la bibliographie

A l'issue de la recherche documentaire, s'est constitué un corpus de documents sur le sujet de recherche. Rédiger une bibliographie  de ces documents implique de bien identifier ceux-ci, c'est-à-dire donner les éléments permettant de les décrire précisément,  et en proposer une présentation normalisée et uniforme.

⇒ Transcription

Certaines conventions communes de transcription permettent de faciliter la lecture et l'exploitation des références. Pour rédiger une bibliographie, il faut donc appliquer certaines règles; il faut savoir aussi établir les liens entre texte, citations et références.

LA NORMALISATION

⇒ Multiplicité des normes, prescriptions, usages en fonction de la bibliographie à produire. Par ailleurs, le référencement des ressources électroniques a constitué un nouvel enjeu dans le travail de normalisation.
⇒ A partir  de 1970 : élaboration de normes nationales et internationales de description bibliographique.

⇒ Avec Internet, la description bibliographique recouvre à la fois identification et localisation (URL).
⇒ Les documents de référence :

- "Manual for writers of term papers, theses and dissertations", par Kate Larimore TURABIAN (1937) (réédité 6 fois de 1955 à 1996).
- plusieurs guides de "style" publiés aux USA à partir des années 1960 par des associations scientifiques et des universités, ainsi que par des regroupements d'éditeurs de revues scientifiques.
- 1987 : publications par l'ISO, International Standard Organization) de la norme ISO 690, Documentation. Références bibliographiques : contenu, forme et structure + une 2ème partie en 1997 pour les documents électroniques (ISO 690-2) + normes d'abréviation (ISO 4 et ISO 832).

LES PRATIQUES

⇒ 3 grands types de pratique :

- celles mises en place par les éditeurs de livres et de revues
- celles utilisées par les universitaires et les étudiants dans leurs travaux
- celles utilisées par les professionnels de l'information - documentation pour leurs bibliographies.

⇒ Pratiques diverses et mêlées

 

Le principe de l'import différé

Le principe

Base de données

Word


Le principe de l'import

Les références dans une base EndNote sont intégrées dans des champs.

Lorsqu'on dispose d'un fichier texte de références bibliographiques, il est nécessaire de l'analyser, de voir comment les informations y sont présentées et structurées, pour pouvoir ensuite introduire les modifications nécessaires à une intégration correcte dans EndNote.

Il faut en effet que EndNote puisse reconnaître les champs dans lesquels s'insèrent les données des références bibliographiques et établir la correspondance avec ses propres champs.

Si le type de référence ne correspond pas à un modèle connu (filtre) de EndNote, il faudra établir manuellement cette correspondance.

Deux cas peuvent se présenter :

- un fichier texte issu d'une recherche dans une base de données, un catalogue de bibliothèque
- un fichier word où les références ont été saisies manuellement.

 haut de page


Fichier texte issu d'une base de données

1 / 113 PASCAL - ©CNRS
CP : Copyright (c) 2005 INIST-CNRS. All rights reserved.
NO : PASCAL 05-0039385 INIST
ET : The case for metadata harvesting
AU : SIMEONI Fabio
AF : Centre for Digital Library Research/Glasgow/GBR
DT : Periodique; LA
SO : Library review : (Glasgow); Digital directions; ISSN 0024-2535; GBR; DA. 2004; VOL. 53; NO. 5-6; 255-258, 249, 251 (6 p.); ABS. fre/ger; BIBL. 12 ref.
LA : ENG
FA : La cueillette des métadonnées constitue un modèle de plus en plus populaire d'interaction entre les différentes parties, mutuellement autonomes, qui constituent les fédérations de services bibliothécaires numériques de moyenne et grande envergure. C'est surtout au moyen d'une procédure de cueillette que les descriptions des ressources, qui sont disponibles au niveau local à chacune des parties, peuvent être envoyées à des applications éloignées, pour la mise en oeuvre de services fédérés, comme par exemple la découverte de ressources. L'article que voici donne une explication systématique du succès remporté par le modèle et de ses mises en pratique normales, dans le contexte des initiatives actuelles pour les fédérations nationales et internationales.
CC : 001A01E02B; 205
FD : Bibliothèque électronique;Edition électronique;Archives ouvertes;Métadonnée;Modèle;Récolte;Enseignement;Fédération
FG : Sciences de l'information;Documentation
ED : Electronic library;Electronic publishing;Open archives;Metadata;Models;Harvesting;Teaching
EG : Information sciences;Documentation
SD : Biblioteca electronica;Edición electrónica;Archivos abiertos;Metadatos;Modelo;Cosecha;Enseñanza
SG : Ciencias de la informacion;Documentacion
LO : INIST-21895.354000110560910010

 La notice est fortement structurée. Elle se compose de :

- codes de champs : AU (Auteur), AF (Affiliation), DT (Type de document), SO (Source)...
- données relatives à chacun de ces champs

Il sera nécessaire de définir dans EndNote la correspondance entre les champs sources et les champs EndNote.

haut de page


Fichier Word de références bibliographiques

BALTZ, Claude. Culture informationnelle : définition, effets, enjeux, appropriation. Journées d’étude, Paris, Carré des sciences, 18 nov. 1997. ADBS. <http ://www.adbs.fr/uploads/journees/608_fr.php>

BERNHARD, Paulette. Apprendre à "maîtriser" l'information : des habiletés indispensables dans une "société du savoir". [en ligne]. In Education et Francophonie, vol. 26, n° 1, automne-hiver 1998. 18 p. (consulté le 30 octobre 2002). Disponible sur : <http://www.acelf.ca/revue/XXVI-1/articles/09-bernhard.html>

DERVIN, Brenda, NILAN, Michael. Information Needs and Uses. Annual Review of Information Science and Technology, 1986, vol.21, p. 3-33.
EISENBERG, Michael B., BERKOWITZ, Robert E. Information problem-solving : the big six skills approach to library and information skills instruction.
Norwood, N.J., Ablex Pub. Corp., 1990.

JUANALS, Brigitte. La culture de l'information, du livre au numérique. Paris : Hermès, 2003. 230 p.

KUHLTHAU, Caroll Collier. Seeking meaning : a process approach to library and information services. Norwood, N.J., Ablex Pub. Corp., 1993.

KUHLTHAU, Caroll Collier. Implementing a process approach to information skills : a study identifying indicators of success in library media programs. School Library Media Quarterly, 1983, vol.22, n°1, p. 11-18.

LE COADIC, Yves.
Usages et usagers de l’information. Paris, Nathan-ADBS, 1997, 127 p.
LE COADIC, Yves. Le besoin d’information. Paris, ADBS Editions, 1998, 191 p.

LINK-PEZET, Jo, ERTZSCHEID, Olivier. Indexation et ingénierie des connaissances : l’exemple du champ de la recherche documentaire. [en ligne] URFIST Toulouse, 2000. Disponible sur : <http://www.urfist.cict.fr/forsic/Document%20Numerique.doc>

Il s'agit d'un fichier de références peu structurées :

- Il n'existe pas de marque de champ pour délimiter les différentes catégories de données
- Seule la ponctuation marque la séparation entre les éléments composant la référence : le point entre la zone des auteurs et la zone de titre, deux points entre le titre et le sous-titre...

Il sera nécessaire d'introduire des codes de champs EndNote ou de délimiter d'une autre manière les divers champs.

haut de page

 

Les filtres d'importation : principe et utilisation

Le principe

Le gestionnaire de filtre

La démarche


Le principe

⇒ Pour récupérer des références et les transférer sous EndNote, plusieurs possibilités :

- Cas des bases supportant le protocole Z39.50 :
utilisation de EndNote comme outil de recherche et de récupération directe des références par la procédure Connect (pas besoin de la commande Import).
- Import automatique à partir de bases de données externes grâce à des filtres d'import, pour importer des fichiers textes sauvegardés ou téléchargés à partir de ces sources dans EndNote (commande Import du Menu File).

Un filtre est sélectionné pendant le processus d'importation pour indiquer à EndNote comment interpréter l'information dans le fichier de données : le filtre fait correspondre l'information contenue dans chaque référence aux champs correspondants dans EndNote.

⇒ Les filtres proposent un ensemble d'options d'importation. Chaque base de données a ses propres modalités d'organisation, des filtres différents pour chaque base sont donc nécessaires.

⇒ Deux éléments à prendre en considération :

- comment télécharger les données dans le bon format de sortie
- quel filtre d'importation utiliser pour importer les données dans EndNote.

⇒ Il existe 540 filtres EndNote dans la version 10 (476 dans la version 9).

haut de page


Le gestionnaire de filtres

Pour accéder à la liste des filtres, choisir Import Filters du Menu Edit et sélectionner Open Filter Manager.

Le Filter Manager liste les noms de tous les filtres d'import disponibles. On peut :

- les sélectionner comme "favoris" (Mark) pour y accéder rapidement lors de l'utilisation de la commande import ou les éditer.

- leur édition permet de voir toutes les propriétés qui leur sont attachées et de savoir comment les informations sont filtrées pour être introduites dans les bases EndNote.

Lorsque le filtre est marqué comme favori, il apparaîtra dans la liste des Import Options de la boîte de dialogue d'importation.

On peut créer de nouveaux filtres ou modifier des filtres existants, lorsqu'aucun des filtres prédéfinis ne correspond entièrement au format de la base d'origine.

haut de page


La démarche d'import

Faire la recherche dans la base

⇒ Sauvegarder les références en format .txt

Importer les références dans EndNote avec un filtre d'import :

- File > Import
- Choix du fichier à importer
- Dans Import Option, choisir le filtre d'import
- Si le filtre adéquat n'existe pas, il faut le créer.

Création de filtres

Les étapes :
- Menu Edit > Import Filters
- Possibilité d'entrer une catégorie pour le filtre (habituellement le fournisseur d'information)
- Cliquer sur l'option "Templates"
- A partir de la liste de "Reference Types", choisir le 1er type de référence à définir. Entrer les étiquettes nécessaires et les champs correspondants dans le modèle de type de références.

Fichiers texte peu formatés

3 solutions possibles :

- copier / coller chaque élément sous EndNote à partir de sa source dans le champ titre par exmple, puis procéder par glisser / déposer pour insérer les bons éléments de données dans chacun des champs correspondants (valable en cas de références peu nombreuses)
- entrer les données manuellement sous EndNote
- retravailler le fichier de références pour qu'il soit dans un format que EndNote puisse importer.
Dans ce cas de figure, 2 possibilités : Tab-delimited Format (format utilisant les tabulations comme délimiteurs) / Tagged Format (format avec étiquettes).

Imports à partir de périodiques électroniques

- Exemple : A partir de ScienceDirect : ouverture automatique de EndNote, import par l'option "Export Citations", une fois les références sélectionnées.
Possible aussi à partir d'autres périodique électroniques

haut de page

Les outils : panorama et critères de comparaison

Définition

Fonctionnalités

Etapes

Panorama des logiciels

EndNote


Définition

⇒ Les logiciels de gestion de références bibliographiques sont des outils spécialisés permettant de gérer des fichiers de références bibliographiques issus du travail de recherche, dans le cadre d'une base de données (base de références).

⇒ Ils permettent en même temps d'intégrer les références gérées par la base de données dans une publication scientifique.

⇒ Ils permettent de formater des bibliographies en générant la bibliographie correspondant aux citations du document conformément aux normes de présentation des différentes revues scientifiques.

⇒ Le développement d'Internet a conduit à l'ajout de nouvelles fonctionnalités destinées d'une part à faciliter l'importation de références à l'issue de la recherche documentaire dans les bases de données scientifiques, d'autre part à faciliter la publication sur le web des bases de références constituées (export HTML, export XML)

haut de page


Fonctionnalités

Elaboration de modèles regroupant tous les champs nécessaires à la description.

Utilisation de "filtres" qui permettent d'importer des références bibliographiques issues de banques de données.

Création de "styles" d'édition en fonction des différentes revues.

Ces fonctionnalités permettent de réutiliser les mêmes éléments de données bibliographiques dans des contextes différents sans nouvelle saisie.

haut de page


Etapes

Création d'une base de références : création d'un ensemble de champs permettant de décrire les documents à référencer selon leurs types et indifféremment  des formats d'édition.

Alimentation de la base  de références

- par saisie directe (aidée par les listes)

- par import de références à partir de banques de données :

- connexion directe

- recherche sur une banque de données et utilisation de filtres pour faire correspondre exactement les champs de la banque de données et ceux de la base de références.

Edition / Export de références, avec utilisation de styles spécifiques (format de la référence bibliographique, format de la citation)

Génération d'une bibliographie indépendante (en format "texte", RTF, HTML...)

Intégration de citations pendant la rédaction du texte : insertion directe des références et génération automatique de la bibliographie

haut de page


Panorama des logiciels

Depuis les années 80, les logiciels de gestion de références bibliographiques ont connu une croissance significative. Il existe plusieurs outils de ce type, dédiés au chercheur.

Trois de ces logiciels sont très connus, il s'agit de :
⇒ ENDNOTE
⇒ REFERENCE MANAGER
⇒ PROCITE (plus de mise à jour depuis 1999)
⇒ WRITENOTE

édités par Thomson ResearchSoft (ISI) de Thomson Corporation, http://thomsonisiresearchsoft.com/

Il existe d'autres logiciels bibliographiques (ou modules spécialisés sur divers types de logiciels), commerciaux ou libres :
Biblioscape / Biblioexpress, Bibliographix, Citation, Library Master, Papyrus, Bookends Plus, Refworks, Hot Reference, Pybliographer , Bibliopera, Bibus, JabRef, Bib-X ...

Critères de comparaison et de choix proposés par Sandrine Royer-Devaux, de l'Institut Pasteur :

- Formats de références disponibles (et possibilité d'en créer de nouveaux)
- Possibilité de générer une liste de références à partir d'un traitement de texte
- Formats d'éditions fournis ( et possibilité d'en créer de nouveaux)
- Possibilité d'importer de puis différentes sources bibliographiques
- Capacité de la base
- Outils de recherche et de tri dans les bibliothèques de références
- Options

Listes et comparatifs de logiciels :

- Les logiciels personnels de gestion documentaires, par JP Lardy, URFIST de Lyon
http://urfist.univ-lyon1.fr/logiciels_gestion_doc.html
- Compare products, par Thomson ResearchSoft
http://www.isiresearchsoft.com/rscompare.asp
- Bibliographies (comparaison de logiciels de gestion de références bibliographiques), par C. Panigel et J. Jumeau, URFIST de Paris
http://www.ext.upmc.fr/urfist/fourmi/fourmibiblio.htm
- Comparaison EndNote et ProCite pour PC, par le Service des bibliothèques de l'Université du Québe à Montréal
http://www.bibliotheques.uqam.ca/procite/comparaison.html
- Bibliography formatting software : an Evaluation template, par Francesco dell'Orso.
http://www.burioni.it/forum/ors-bfs/text/index.html
- Les logiciels de gestion de références bibliographiques personnelles, par Anne Courant, DESSID, avril 2000
http://www.enssib.fr/autres-sites/dessid/dessid00/cv/gedcour.pdf

haut de page


EndNote

⇒ Endnote est un logiciel de gestion de références bibliographiques produit par l'ISI /Thomson ResearchSoft.

La version 10 est disponible en monoposte et en réseau .

haut de page

Les styles bibliographiques : principe et utilisation

Principe

Style Manager

Génération d'une bibliographie


Le principe

⇒ EndNote propose des styles qui contiennent un ensemble d'instructions permettant de formater :

- les citations de références bibliographiques (avec éventuellement des images, des tableaux insérés dans un article)
- les bibliographies correspondantes : listes bibliographiques, listes de figures, de tableaux.

⇒ la collection de styles EndNote propose plus de 2300 styles bibliographiques reprenant les normes d'écriture des grandes revues scientifiques.

⇒ Ils définissent la forme sous laquelle apparaîtront les références, lorsqu'on utiliser les commandes :

- Format bibliography, pour formater les citations et les bibliographies
- File, Print, pour imprimer des références
- Export pour exporter des références
- Copy formatted, pour voir l'apparence d'un style

⇒ On peut modifier un style ou en créer de nouveaux. Les fichiers styles sont de fichiers .ens

⇒ C'est le Style Manager qui permet de gérer les styles. Par défaut, 4 styles génériques s'affichent dans le menu déroulant :

- Annotated :

Citation = Auteur et date de publication
Bibliographie = Auteur, date, titre, ... triés par ordre alaphabétique (résumé après chaque référence).

- Author -Date : même principe, mais sans les résumés.

- Numbered style : citations numérotées et la bibliograpie est affichée par ordre chronologique des numéros de citation.

- Show All : les références sont affichées comme elles ont été saisies avec tous les champs et leurs intitulés.

haut de page


Le Style Manager

Le Style Manager liste les noms de tous les styles disponibles, que l'on peut marquer comme favoris ou éditer. Les styles sont classés par ordre alphabétique des noms de journaux ou par catégorie de journaux.

Pour visualiser ses références dans le format choisi :

- marquer le style retenu dans le Style Manager.
- Dans le Menu Edit, choisir Output Styles et sélectionner le style.
- Sélectionner une ou plusieurs références dans la base et choisir Copy Formatted du Menu Edit.
- Coller dans un document pour visualiser les références formatées, comme elles devront apparaître dans la bibliographie.

La fenêtre de style (ouverte par le bouton Edit) montre toutes les options propres à chaque style.

Options disponibles pour le style :

- About this style : informations sur le style
- Anonymous Works : paramétrages pour les oeuvres anonymes
- Page Numbers : choix d'écriture de la pagination
- Journal Names
: choix de la forme abrégée ou complète pour les titres de journaux
- Citations : options spécifiques aux citations
- Bibliography : options spécifiques à la bibliographie
- Footnotes : options spécifiques aux notes de bas de page
- Figures &Tables : options spécifiques aux images et tableaux

Style de la Bibliographie :

- il faudra créer un style pour chaque type de document existant, donc pour chaque Type de référence
- il faut sélectionner les champs qui s'afficheront (Insert Field) et introduire la ponctuation
- Différents paramétrages : noms des auteurs, séparateurs entre les auteurs, ordre des noms, initale de prénom...
- Pour voir les modalités de présentation, sélectionner les modèles (Templates) des citations, des bibliographies ou des notes de bas de page.

Le style "Generic" permet de formater les types de références qui n'auraient pas été définis dans le style. Chaque style doit comporter un style Generic qui pourra être utilisé quand un type de référence n'aura pas de style défini.

4 règles de base pour le style de la Bibliographie :

- la dépendance : si un texte ou une ponctuation ne sont pas séparés du nom du champ par un espace, ils font partie du champ.
- prépondérance du champ précédent : lorsqu'un signe de ponctuation est situé entre 2 noms de champs sans espace, la ponctuation dépend du champ précédent.
- le 1er espace après un champ dépend toujours de ce champ ; les espaces suivants sont indépendants.
- texte indépendant : tout texte ou toute ponctuation non lié à un champ apparaît toujours dans la bibliographie.

Les caractères spéciaux :

Ils permettent de remédier aux problèmes créés par les 4 règles énoncées.

- Link Adjacent Text : espace insécable, représenté sous la forme d'un losange (le texte ou la ponctuation sont liés au champ qui le suit ou le précède).
- Séparation forcée : barre verticale (si l'on veut que le texte ou la ponctuation ne dépende pas du champ précédent ou suivant).
- Versions Singulier / Pluriel : ^ (permet d'utiliser les versions singulier ou pluriel (p.^pp)

haut de page


Créer une bibliographie indépendante à partir de EndNote

EndNote permet de créer une bibliographie indépendamment de la rédaction d'un article ou papier.

Cette opération peut s'effectuer par plusieurs procédures:

- glisser-déposer pour transférer instantanément une bibliographie dans un document en cours d'élaboration ; pour cela : ouvrir la base et sélectionner les références désirées - sélectionner le style nécessaire par l'option Output Style du Menu Edit - avec la touche CTRL faire glisser les références de la base vers le document ouvert. Les références sont triées et formatées conformément au style sélectionné.

- Commande Copy Formatted  du Menu Edit, après avoir sélectionné le style par Output Style du Menu Edit ;  ouvrir le document et positionner le curseur à l'endroit où doivent apparaître les références et coller. Les références sont triées et formatées conformément au style sélectionné.

- Exporter des bibliographies à partir de EndNote et de la commance Export du Menu File. EndNote crée un fichier de références formatées (à partir de toutes les références affichées ou seulement des références sélectionnées) conformément au style choisi. La commande Export permet de créer une bibliographie dans l'un des formats suivants : RTF (Rich Text Format), Text Only (par ex. pour importer dans une autre base de données), HTML.

haut de page

Les types de référence

Liste des types de référence

Gestion des types de référence


Liste des types de référence

EndNote donne accès à 25 types de référence prédéfinis + Generic (= type de référence qui inclut les 40 champs non spécialisés disponibles sur EndNote et qui constituent la base de tous les champs spécifiques utilisés dans les différents types de références) ; il est possible de créer 3 types libres.

⇒ Journal Article

Champs : Author - Year - Title - Journal - Volume - Issue - Pages - Date - Short Title - Alternate Journal - Original Publication - Reprint Edition - Reviewed Item - Accession Number - Call Number - Label - Keywords - Abstract - Notes - URL - Author Address

⇒ Book

Champs : Author - Year - Title - Series Editor - Series Title - City - Publisher - Volume - Number of volumes - Number of Pages - Edition - Translator - Short Title - ISBN - Original Publication - Reprint Edition - Accession Number - Call Number - Label - Keywords - Abstract - Notes - URL - Author Address

⇒ Book Section

Champs : Author - Year - Title - Editor - Book Title - City - Publisher - Volume - Number of volumes - Pages - Series Editor - Series Title - Edition - Translator - Short Title - Original Publication - Reprint Edition - Reviewed Item - Accession Number - Call Number - Label - Keywords - Abstract - Notes - URL - Author Address

⇒ Manuscript

Champs : Author - Year - Title - Collection Title - City - Number - Pages - Date - Type of work - Short Title - Accession Number - Call Number - Label - Keywords - Abstract - Notes - URL - Author Address

⇒ Edited Book

Champs : Editor - Year - Title - Series Editor - Series Title - City - Publisher - Volume - Number of Volumes - Number of Pages - Edition - Short Title - ISBN - Original Publication - Reprint Edition - Accession Number - Call Number - Label - Keywords - Abstract - Notes - URL - Author Address

⇒ Magazine Article

Champs : Author - Year - Title - Magazine - Volume - Issue Number - Pages - Date - Short Title - Original Publication - Reprint Edition - Reviewed Item - Accession Number - Call Number - Label - Keywords - Abstract - Notes - URL - Author Address

⇒ Newspaper Article

Champs : Reporter - Year - Title - Newspaper - City - Pages - Section - Edition - Issue Date - Type of Article - Short Title - Original Publication - Reprint Edition - Reviewed Item - Accession Number - Call Number - Label - Keywords - Abstract - Notes - URL - Author Address

⇒ Conference proceeding

Champs : Author - Year of Conference - Title - Editor - Conference Name - Conference Location - Publisher - Volume - Number of Volumes - Pages - Series Editor - Series Title - Edition - Date - Short Title - Accession Number - Call Number - Label - Keywords - Abstract - Notes - URL - Author Address

⇒ Thesis

Champs : Author - Year - Title - Academic Department - City - University - Number of Pages - Thesis Type - Short Title - Accession Number - Call Number - Label - Keywords - Abstract - Notes - URL - Author Address

⇒ Report

Champs : Author - Year - Title - City - Institution - Pages - Date - Type - Short Title - Report Number - Accession Number - Call Number - Label - Keywords - Abstract - Notes - URL - Author Address

⇒ Personal communication

Champs : Author - Year - Title - Recipient - City - Publisher - Date - Type - Short Title - Accession Number - Label - Keywords - Abstract - Notes - URL - Author Address

⇒ Computer programm

Champs : Programmer - Year - Title - City - Publisher - Version - Type - Short Title - Computer - Accession Number - Call Number - Label - Keywords - Abstract - Notes - URL - Author Address

⇒ Electronic source

Champs : Author - Year - Title - Producer - Access Year - Access Date - Type - Edition - Last Update Date - Type of Medium - Short Title - Accession Number - Label - Keywords - Abstract - Notes - URL - Author Address

⇒ Audiovisual material

Champs : Author - Year - Title - Collection Title - City - Publisher - Extent of Work - Number - Date - Type - Performers - Short Title - Accession Number - Call Number - Label - Keywords - Abstract - Notes - URL - Author Address

⇒ Film or broadcast

Champs : Writer - Year Released - Title - Director - Series Title - City - Distributor - Producer - Date Released - Medium - Performers - Short Title - ISBN - Original Publication - Reprint Edition - Reviewed Item - Accession Number - Call Number - Label - Keywords - Abstract - Notes - URL - Author Address

⇒ Artwork

Champs : Artist - Year - Title - City - Publisher - Date - Type of Work - Short Title - Accession Number - Call Number - Label - Keywords - Abstract - Notes - URL - Author Address

⇒ Map

Champs : Cartographer - Year - Title - City - Publisher - Edition - Type - Short Title - Scale - Accession Number - Call Number - Label - Keywords - Abstract - Notes - URL - Author Address

⇒ Patent

Champs : Author - Year - Title - Published Source - Country - Assignee - Volume - Issue - Pages - Date - Number - Accession Number - Call Number - Label - Keywords - Abstract - Notes - URL - Author Address

⇒ Hearing

Champs : Year - Title - Committee - City - Publisher - Number of Volumes - Document Number - Pages - Legislative Body - Session - Date - Short Title - History - Accession Number - Call Number - Label - Keywords - Abstract - Notes - URL

⇒ Bill

Champs : Year - Title - Code - Code Volume - Bill Number - Code Pages - Volumes - Code Section - Legislative Body - Session - Date - Sponsor - Short Title - History - Accession Number - Call Number - Label - Keywords - Abstract - Notes - URL

⇒ Statute

Champs : Year - Name of Act - Code - Code Number - Public Law Number - Pages - Sections - Session - Date Enacted - Short Title - History - Accession Number - Call Number - Label - Keywords - Abstract - Notes - URL

⇒ Case

Champs : Year - Case Name - Reporter - Court - Reporter Volume - First Page - Date Decided - Counsel - Abbreviated Case Name - History - Accession Number - Call Number - Label - Keywords - Abstract - Notes - URL

⇒ Figure

Champs : Created By - Year - Title - Image Source Program - Date - Keywords - Abstract - Notes - URL - Image - Caption

⇒ Chart or Table

Champs : Created By - Year - Title - Image Source Program - Date - Keywords - Abstract - Notes - URL - Image - Caption

⇒ Equation

Champs :Created By - Year - Title - Image Source Program - Date - Keywords - Abstract - Notes - URL - Image - Caption

haut de page


Gestion des types de référence

 

⇒ Pour gérer les types de référence : changer le type par défaut, créer de nouveaux types, modifier les types existants, il faut passer par le Menu Edit > Préférences > Reference Types.

 

⇒ En cliquant surle bouton Modify Reference Types, on accède à la fenêtre des types de références, et il devient possible d'inrtervenir sur les champs existants, de créer des champs personnalisés, de créer de nouveaux types de références en utilisant les types "Unused".

haut de page

Outils complémentaires

Principe

Ajout

Insertion dans les références

Recherche

Autres


Principe

EndNote donne la possibilité de créer des listes de termes avec pour objectif d'aider à la création des références.

3 sortes de listes :

- Auteurs
- Noms de revues
- Mots clés

Lorsque l'on saisit les références et qu'une forme correspond à un terme des différentes listes dans le champ approprié, le logiciel propose cette forme déjà rencontrée et enregistrée.

Le comportement automatique affectant les listes apparaît dans les préférences et peut être modifié par ce biais (Menu Edit > Preference) :

Au départ, les listes sont vides; lorsque des références sont entrées (saisies, importées, collées), EndNote met à jour automatiquement les listes de termes qui reçoivent alors les noms d'auteur, de revue, les mots clés mentionnés dans la base.

Par ailleurs, en saisissant des données correspondant à des entrées de listes, si la forme existe déjà dans une liste, EndNote complète le mot en allant chercher les formes stockées dans ses listes.

Si un nom entré n'est pas encore dans la liste, il apparaît en rouge; lorsque la référence est fermée ou sauvegardée, le nouveau terme est ajouté à la liste.

QUELQUES POINTS IMPORTANTS

Les listes de termes sont stockées dans la base courante et ne concernent que cette base.

Une base doit être ouverte avant de pouvoir éditer ses listes de termes.

⇒ EndNote donne la possibilité de créer jusqu'à 31 listes supplémentaires par base de données.

⇒ Il n'y a pas de limite au nombre de termes dans une liste de termes.

⇒ Un terme peut comporter jusqu'à 253 caractères.

⇒ Les termes peuvent être copiés d'une liste et collés dans une autre.

⇒ Les listes de termes peuvent être importées  et exportées.

Par défaut, les listes de termes sont automatiquement mises à jour par les termes entrés dans les références (nouveaux termes en rouge); pour annuler cette fonctionnalité, voir les Préférences.

⇒ Les listes de termes peuvent être liées à des champs spécifiques, de façon que EndNote associe la bonne liste au champ en édition.

⇒ Les listes peuvent fonctionner avec ou sans la propriété "Auto-entry"; par défaut Auto-entry est activée et Endnote dans ce cas suggère le terme le plus proche du terme saisi dans la référence.

⇒ La liste des termes concernant les noms de revues contient les diverses formes de noms de revues qui peuvent être utilisées lors de la création de la bibliographie. EndNote propose 3 listes de revues (Humanités, Médecine et Chimie) qui peuvent être importées pour une utilisation dans la base de données courante.

haut de page


Ajout de termes dans une liste

- Mise à jour automatique des listes avec les saisie des références.

- Ajout manuel d'un terme dans la liste : dans le Menu Tools, choisir Open Term Lists et sélectionner la liste à modifier.

dans la Fenêtre concernant la liste des termes, cliquer sur New Term :

Entrer le terme et cliquer sur Save pour l'ajouter à la liste, renouveler l'opération autant de fois que nécessaire, puis cliquer sur OK pour quitter la boîte de dialogue.

- Copie de termes entre listes (par copier coller à partir des listes de termes).

- Copie de termes à partir d'autres sources (copier / coller à partir d'un article en cours de rédaction par exemple; s'il s'agit de plusieurs mots, il est nécessaire de séparer les termes par des retours chariot).

- Mise à jour manuelle des listes de termes (si mise à jour automatique désactivée) : Option Define Term Lists + sélectionner la liste ; puis par le bouton Update List dans la boîte de dialogue Terms List / onglet Lists. S'applique à toutes les références ou seulement aux références sélectionnées (option à cocher).

- Import de termes dans les listes de termes, à partir des fichiers textes proposés par EndNote pour les noms et abréviations de noms de revues (Chimie, Médecine, Humanités).
A partir du Menu Tools, choisir Define Terms Lists et sélectionner la liste à laquelle on veut ajouter des termes. Cliquer sur Import List, sélectionner le fichier et cliquer sur OK.

- Si deux formes d'un même nom ont été entrés par erreur dans les références et par conséquent dans la liste des termes, il est possible de supprimer la forme erronée en cliquant sur Delete Term; il faudra ensuite corriger la base : utiliser l'option Change Text du Menu Edit. (On peut aussi modifier des termes par Edit Term).

 

haut de page


Insertion des termes dans les références

- Le logiciel propose automatiquement le premier terme de la liste comparable avec le début de la forme en cours de saisie.

- en utilisant les flèches haut et bas du clavier, s'affichent le terme possible précédent ou suivant dans la liste des termes.

- insertion de termes de la liste dans la référence sans que la fonctionnalité de suggestion des termes soit activée :
positionner le point d'insertion à l'endroit où l'on souhaite ajouter le terme +  Menu Tools > Open Term Lists + sélection de la liste désirée + double-clic sur un terme pour l'insérer directement dans la référence.

 haut de page


Utilisation des listes pour la recherche

Pour vérifier la correction du terme envisagé, on peut utiliser les listes de termes avec la commande de recherche de EndNote.

1/ Dans le Menu References, choisir Search References et changer le premier élément du menu déroulant = sélectionner Author
2/ Dans le Menu Tools, choisir Open Term Lists + Authors Term List et double-cliquer sur un terme pour l'insérer dans la fenêtre de recherche
3/ Cliquer sur Search pour rechercher les références correspondantes

haut de page


Autres actions sur les listes

- Détruire une liste (Define Term Lists > Delete List)
- Renommer une liste (Define Term Lists > Rename List)
- Créer une nouvelle liste de termes (Define Term Lists > Create List)
- Lier les listes de termes aux champs (Menu Tools > Link Term Lists)

- Exporter (Define Term Lists > Export List) et imprimer les listes de termes (ouvrir et imprimer le fichier à partir de Word par exemple, après conversion).

- Travailler avec la Liste de termes des revues : mettre à jour la liste des revues (nom de la revue, nom abrégé), soit par une procédure automatique, soit en utilisant Open Term Lists > Journals Term List et les colonnes Full Journal et Abbreviation 1, 2, 3. Les formes abrégées peuvent être utiles dans les bibliographies et textes.

haut de page

Quelques définitions

Notions de bases

Contenu du répertoire EndNote

Options essentielles des Menus EndNote


Notions de bases

⇒ Bibliothèque

La bibliothèque EndNote ("Library") est la base de données contenant l'ensemble des références destinées à composer une liste bibliographique.

Chaque bibliothèque constitue un fichier (format .enl) et l'on peut créer autant de bibliothèques que nécessaire.

⇒ Référence

Chaque enregistrement de la base (ou bibliothèque) est une référence et correspond à la notice permettant de décrire un document donné (description bibliographique + autres éléments comme les mots-clés, notes, résumés).

Chaque référence EndNote stocke l'information qui sera utilisée pour constituer une bibliographie.

Chaque référence reçoit automatiquement un numéro unique qui ne change jamais à l'intérieur de la base de données.

⇒ Type de référence

Chaque type de document : article de revue, ouvrage, chapitre d'ouvrage, thèse, rapport, brevet, etc. correspond à un type particulier de notice, avec un ensemble de champs contenant des données descriptives qui peuvent être communes (auteur) et des données descriptives spécifiques, par exemple le nom l'université de soutenance pour une thèse.

On aura ainsi des types de références ("Reference Type")différents selon la catégorie du document.

Il existe des types de références prédéfinis par EndNote et des types de références personnalisables. On peut donc créer de nouveaux formats ou modifier des formats existants.

⇒ Champs

Chaque notice ou enregistrement est constitué de champs ("Fields"), contenant des données de même type (nom d'auteur, titre, titre de l'article, d'ouvrage...) et variant selon la catégorie de document (ouvrage, revue...)

Les champs affichés pour chaque type de référence peuvent être modifiés ou détruits ; de nouveaux champs peuvent être ajoutés, pour donner jusqu'à un total de 40 champs par référence.

Il faudra suivre certaines règles d'écriture à l'intérieur des champs pour pouvoir exploiter ultérieurement les données.

Chaque champ d'une référence peut contenir jusqu'à 32 000 caractères (8 pages de texte), avec une limite globale de 64 000 caractères par référence (16 pages).

haut de page


Contenu du répertoire EndNote

Connections : fichiers de connexion à des bases externes (.enz)
Examples : fichiers exemples, de démonstration (.enl)
Filters : filtres d'import '(.enf)
Palm : liaison PDA Palm OS
Spell : dictionnaires pour correction orthographique
Styles : styles bibliographiques pour l'édition des citations et des bibliographies (.ens)
Templates : modèles word aidant à la rédaction pour des revues (.dot)
Term Lists : listes de termes (auteurs, mots-clés et journaux dans 3 grandes disciplines thématiques (.txt)

haut de page


Options essentielles des Menus EndNote

⇒ Menu File

- New,Open, Close Library : créer, ouvrir, fermer une base de données
- Save a copy : faire une copie d'une base de données
- Export, Import : exporter une base EndNote, importer des données dans une base EndNote
- Print : Imprimer des références sélectionnées

⇒ Menu Edit

- Cut, copy, Paste : couper, copier, coller
- Select All : sélectionner toutes les références
- Copy Formatted : copier des groupes de références pour les coller dans un traitement de texte
- Change text : changer du texte à l'intérieur des références
- Output Styles : gestion des styles bibliographiques
- Import Filters : gestion des filtres d'importation
- Connection Files : gestion des fichiers de connexion
- Preferences : paramétrages

⇒ Menu Reference

- New, Edit, Delete, Search References : créer, afficher, détruire, rechercher des références
- Next, Previous Reference, Show All References, Selected References, Hide Selected References, Sort References : se déplacer d'une réference à l'autre, voir toutes les références, les références sélectionnées, trier les références
- Change and Move Fields : modifier des champs
- Insert Picture, Object : insérer une image, un objet
- Find Duplicates : trouver les doublons
- Open URL Link, Link To, Open Link : créer, ouvir un lien vers un fichier, une page web...

⇒ Menu Tools

- CWYW : intégrer des citations dans un texte word et générer la bibliographie
- Connect : se connecter à une base distante
- Subject Bibliography : créer une bibliographie thématique
- RTF Document Scan : mettre en forme des fichiers au format RTF
- Manuscript Templates : utiliser des modèles Word conformes aux normes de revues
- Open, Define, Link Term Lists : gestion des listes de termes
- Show Toolbar : afficher la barre d'outils
- Show Preview, Hide Preview : afficher , masquer les références sélectionner selon le style défini
- Recover Library : réparer une base endommagée
- QuickFind Index : index pour des recherches plus rapides

haut de page

Rechercher des références

Fenêtre de recherche

Combinaison de recherches

Sauvegarde


Fenêtre de recherche

Localisation de références spécifiques ou de groupes de références par la commande de recherche.

⇒ Pour commencer une recherche, choisir Search Reference du Menu References. On obtient la fenêtre de recherch suivante :

⇒ Les éléments de la fenêtre de recherche :

- le référent de la recherche (par défaut toute la base)
- Eléments de la requête : le terme à recherche + le champ dans lequel il doit être cherché
- Les boutons : permettent d'ajouter, d'insérer ou détruire des éléments de requête
- Le menu déroulant des champs : permet de préciser dans quel champ le terme doit être cherché
- Liste de comparaison (contient, est, est moins /plus grand...)
- Opérateurs booléens (ou par défaut)
- Search Remote (requête sur une base de données distante)
- Match Case (respect ou non de la casse)
- Match Word (terme exact ou non, troncature)
- Use Indexes (recherches plus rapides)
- Set Default & Restore Default (sauvegarde de la configuration)
- Save Search & Load Search (capacité d'enregistrer des requêtes  pour les charger lorsqu'on en a besoin.

⇒ La recherche s'effectue dans une base la fois.

haut de page


Combinaison de recherches séparées

- Add to showing references, lorsqu'une requête a déjà faite et que l'on veut faire une nouvelle requête en ajoutant les résultats de cette requête aux précédents.

- Search showing references, pour restreindre une recherche aux références courantes de la fenêtre de bibliothèque.

- Omit from showing references, pour cacher les résultats d'une recherche parmi les références de la fenêtre de la base.

haut de page


Sauvegarde des stratégies de recherche

⇒ Sauvegarder la configuration de la requête avec Save Search (fichier.enq).

⇒ Pour charger / réexécuter une requête sauvegardée, cliquer sur Load Search.

haut de page

Saisir ou importer directement des références

Rappel

Fenêtre

Création d'une notice

Saisie manuelle

Alimentation automatique


Rappels de quelques points importants

Chaque référence EndNote stocke l'information qui sera utilisée pour constituer une bibliographie.

Chaque référence reçoit automatiquement un numéro unique qui ne change jamais à l'intérieur de la base de données.

⇒ Le nombre de références par base est illimté, mais il est conseillé de ne pas dépasser 100 000.

⇒ Chaque champ d'une référence peut contenir jusqu'à 8 pages de texte (32 000 caractères), avec une limite globale de 16 pages (64 000 caractères par référence).

38 types de références sont définis.

Les champs (auteur, titre, année...) affichés pour chaque type de référence peuvent être modifiés ou détruits ; de nouveaux champs peuvent aussi être ajoutés pour donner jusqu'à un total de 52 champs par référence.

Le texte des références est du "plain text" (sauf à demander une police, une taille ou style spéciaux pour un terme spécifique ou un caractère).

La police utilisée pour afficher le texte dans les références peut être changée en utilisant "General Display Font" en Préférence.

⇒ Il est possible d'insérer un graphique ou un fichier joint dans un champ Image d'une notice.

Les références sont automatiquement sauvegardées lorsqu'elles sont fermées (mais on peut aussi sauvegarder une référence en cours d'édition de la référence en utilisant la commande "Save" dans le Menu File). 

haut de page


La fenêtre de références

Elle affiche :

- les contenus de la référence dans les différents champs
- une barre de titre pour "Type de référence"
- des boutons "Previous Reference" et "Next Reference" (équivalent des  mêmes options dans le Menu Reference), pour fermer la référence courante et ouvrir soit la référence précédente soit la référence suivante, selon l'ordre dans lequel elles apparaissent dans la fenêtre de la base. Tous les changements opérés sur la référence ouverte sont sauvegardés quand on clique sur ces boutons ou sur le bouton de fermeture.
- les boutons de réduction, agrandissement et de fermeture ( = Close Reference, sauvegarde de la notice lorsqu'on la ferme).

haut de page


Création d'une notice

⇒ Utiliser le Menu Reference et sélectionner l'option New Reference; saisir ensuite les informations dans les différents champs de la notice.

Une fois la notice sauvegardée, le premier nom d'auteur, l'année et le n° de la notice apparaissent en haut de la fenêtre dans la barre de titre.

⇒ Pour créer une nouvelle notice, fermer la  notice qui vient d'être rédigée; sélectionner de nouveau New Reference dans le Menu Reference et saisir les données dans les champs adéquats. En fermant la notice, la fenêtre de la base affiche la liste des notices déjà saisies (Auteur / Année / Titre).

haut de page


Saisie manuelle des informations

- La police par défaut = 12 Point Arial (pour la changer, dans Edit > Preferences, option General Displat Font).
La ponctuation entre les champs sera générée automatiquement par EndNote.

- Touche de tabulation (Tab et shift Tab) pour naviguer entre les champs.

- Commencer par choisir le type de référence dans le Menu déroulant Reference Type

- Saisir les données dans les champs

Quelques précisions :  

AUTEUR et EDITEUR (auteur, auteur secondaire, auteur tertiaire, etc)

- 1 auteur par ligne (avec retour chariot).
- Nom, Prénom (séparés par une virgule), ou initiale avec un point "."
- possibilité de donner les initiales du premier et/ou du second prénom (espace ou point entre les deux).
- nom en rouge s'il s'agit d'un nouveau nom dans la base
- le nom sera entré dans la liste des noms à la sauvegarde de la notice.
- si le nom est déjà dans la base, il sera proposé.
- entrer tous les noms d'auteur pour une référence : EndNote tronquera la liste avec "et al." ou "and others" si nécessaire.
- en cas d'oeuvre anonyme, laisser le champ auteur à blanc (c'est le mode de formatage de la bibliographie qui déterminera comment les anonymes sont traités).
- pour une collectivité auteur, saisir une virgule après le nom (pas d'autre virgule à l'intérieur) : INRA,
- noms complexes : d'abord le nom de famille ex : de Gaulle, Charles ; pour les titres : Nom, Prénom, Titre ex : Brooks, John, Jr ; utiliser les options de tri des préférences pour exclure les prépositions  (van, von, de...) de l'ordre de présentation de la bibliographie.

ANNEE

En principe, les quatre chiffres de l'année (ou possibilité de donner des annotations spécifiques pour indiquer que l'ouvrage est sous presse, en préparation...).

TITRES (titre, titre secondaire, titre tertiaire, titre alternatif)

Entrer le titre sans ponctuation et sans utiliser la touche Enter pendant la saisie. Titre et sous-titre dans le même champ (séparation par :)

Casse et style : ils resteront tels qu'entrés et ne seront pas modifiés dans un autre style.

NOM DE REVUE

- entrer toujours le titre en entier
- géré en lien avec la liste de termes pour les différents formats de nom de revues
- le champ Alternate Journal : en cas d'import d'une source en ligne qui propose deux formes de chaque nom de revue : développée et abrégée (dans le cas inverse, possibilité de supprimer ce champ en éditant la table des Types de Références).

PAGES

- ne pas mettre p. ou pp. , c'est géré par EndNote
- formulation complète : 330-339 ou abrégée : 330-9 (pas de virgule).

EDITION

Le texte du champ Edition n'est pas modifié par EndNote pour la production de la bibliographie. Saisir ce champ de la façon dont on veut que cela apparaisse dans la bibliographie.

DATES

Endnote ne reformate pas les dates, les entrer comme on veut qu'elles apparaissent dans les références.

SHORT TITLE

pour entrer des versions abrégées de titres normaux d'articles (citations dans le texte, citations de bas de page)

ORIGINAL PUBLICATION

pour indiquer les informations utiles sur la publication originale (date de publication originale, éditeur...)

REPRINT EDITION

pour les références publiées originellement sous un titre différent; contient le titre original et l'année de publication; entrer les informations telles qu'elles devront apparaître dans les références formatées.

ACCESSION NUMBER

saisir le N° d'accès de la référence dans la base bibliographique source, si nécessaire

CALL NUMBER

saisir une cote de bibliothèque

REVIEWED ITEM

ce champ est utilisé pour des articles ou chapitres qui sont des revues critiques de livres et autres ouvrages (titre de l'oeuvre recensée et auteur, etc).

ISBN/ISSN

particulièrement en cas d'import de références

KEYWORD (liste)

les séparateurs reconnus sont = ; /et retour chariot

NOTES AND ABSTRACT

jusqu'à 32 000 caractères (8 pages)

Notes : commentaires personnels
Abstract : brève description du contenu du document

URL

Lien dynamique sur une ressource web (commande Open Link dans le Menu Reference), une adresse de messagerie, des chemins de fichiers
Saisir une adresse par ligne

 

⇒ Tous les champs bibliographiques ne sont pas forcément utilisés (number call). Les champs jugés inutiles par l'utilisateur peuvent être supprimés pour alléger la grille de saisie (Edit > Preferences > Reference Type > Modify Reference Type).

⇒ Dans la fenêtre de la Base, utiliser l'option Show Preview pour visualiser la notice en bas de la fenêtre. Le style courant est par défaut Annotated dans le menu déroulant, pour une visualisation dans un autre style, changer l'option du menu déroulant.

haut de page


Alimentation automatique de la bibliothèque

EndNote permet, outre la saisie manuelle, d'importer automatiquement des références, par :


⇒ un import automatique depuis des bases de données externes :

    • autres bases EndNote, bases Procite ou Reference Manager
    • Fichiers issus de recherches dans des bases de données et importés automatiquement grâce à des filtres d'import

⇒ l'ouverture de EndNote et l'import direct depuis certaines interfaces (ScienceDirect)

⇒ l'interrogation de bases de données distantes directement depuis EndNote par les fichiers de connexion et le rapatriement des références dans la bibliothèque EndNote

EndNote procure un accès direct à des sources distantes en utilisant un protocole de recherche d'information appelé Z39.50.

Z39.50 est largement accepté par les bibliothèques et les fournisseurs d'information pour l'accès à leurs catalogues et bases de données.

Utiliser le Menu Tools > Connect

 

La fenêtre de connexion permet de choisir la source souhaitée.

Exemple : connexion à PubMed : on obtient un menu de recherche. A l'issue de la requête, les références s'affichent (toutes ou celles  dont on a demandé la visualisation).
Utiliser le menu de copie des références :
Copy [all, 1, 3] Reference(s) To > New Library / Choose Library
ou la bibliothèque courante affichée.

Il est préférable de créer une base tampon (une base de la journée).

haut de page

Sources utilisées

 

- EndNote 6... Bibliographies and now Manuscripts Made Easy. Thomson ISI Researchsoft, 1988-2002.

- VOLLAND-NAIL, Patricia. Gérer sa bibliographie avec un logiciel de gestion bibliographique. EndNote 7. INRA-Centre de Tours, avril 2004
http://www.tours.inra.fr/prc/internet/documentation/formation/endnote-avril2004-cpt_fichiers/frame.htm

- LHOSTIS, Dominique. EndNote version7 - Manuel - Documentation INRA Nantes. INRA, octobre 2003
http://www.nantes.inra.fr/centre/documentation/gestion_biblio/gesbib.html

- LHOSTIS, Dominique. Gérer sa bibliographie avec EndNote - v.7. Mode d'emploi / Support de cours
http://www.nantes.inra.fr/centre/documentation/formation/manuels/EN7Partie1-v4-Dec2004.pdf
http://www.nantes.inra.fr/centre/documentation/formation/manuels/EN7Partie2-Dec2003.pdf

- BENICHOU. EndNote 7. Institut Pasteur, 2003, dernière mise à jour le 21 septembre 2004
http://www.pasteur.fr/infosci/biblio/formation/endnote7/

Stocker et gérer directement les références

Visualiser/Masquer

Modifier

Supprimer

Trier

Changer les éléments

Liens


Visualiser/ Masquer des références sélectionnées

Pour visualiser :
Sélectionner les références les plus intéressantes et choisir Show Selected References du Menu References : la fenêtre de la base ne montre plus que les références demandées.

Pour masquer : Sélectionner les références à masquer et choisir Hide Selected References du Menu Reference : les références en question disparaissent de la fenêtre de la base.

 

Pour revenir à l'ensemble de la liste de références, choisir References > Show All References.

haut de page


Modification de références

⇒ Pour ouvrir et modifier une référence, double-cliquer dessus ou sélectionner la référence et choisir Edit References dans le Menu References.

Le Menu Window affiche toute base ou référence ouverte, dont l'intitulé peut être sélectionné pour faire apparaître en premier plan la fenêtre considérée.

haut de page


Destruction de références

Supprimer une reférence

Sélectionner la référence à supprimer et choisir Delete References du Menu References ou Cut / Clear du Menu Edit.

Attention : Ne pas détruire de références qui ont été utilisées dans des papiers.

Supprimer les doublons

= Références ayant en commun le contenu des champs : Author, Year, Title et Reference Type

Choisir le Menu Reference > Find Duplicates (pour une élimination manuelle : Show Selected + Delete)

haut de page


Tri des références

Par défaut, l'ordre de classement est l'ordre alphabétique d'auteur.

Pour changer l'ordre:

- cliquer sur l'intitulé du champ à trier dans la fenêtre de références.
- ou bien choisir Menu References > Sort References

haut de page


Changer des éléments des références

- Changer le texte, pour corriger une forme erronée (Menu Edit > Change Text)

- Changer les champs : change le contenu d'un champ pour les références affichées (Menu References > Change and Move Fields).

5 possibilités :

- Insert after field's text : insère le texte à la fin du contenu du champ
- Insert before field's text : insère le texte au début du contenu du champ
- Replace whole field with : remplace le contenu du champ par le texte
- Clear field : détruit le contenu du champ
- Move Fields : pour déplacer le contenu d'un champ à un autre.

haut de page


Liens

⇒ Pour faire un lien vers une adresse de site web, un article en texte intégral (par ex. fichier PDF), un fichier sur l'ordinateur (pdf, doc...) :

- Insertion du lien par Reference > Link to
- Activation du lien par Reference > Open Link

haut de page

 

Utiliser EndNote avec Word

CWYW (Cite While You Write)

Insérer des citations

Templates


Cite While You Write : le principe

⇒ EndNote permet, au cours de la rédaction d'un texte sous Word, de citer automatiquement une référence en faisant appel à la bibliothèque concernée ; le logiciel permet aussi de générer une bibliographie avec Word (97, 2000, XP)..

⇒ Word est doté d'outils permettant le CWYW : voir le Menu Outils > EndNote et les différentes options du sous-menu :

- Find Citation(s)
- Go To EndNote
- Format Bibliography
- Insert Selected Citation(s)
- Edit Citation(s)
- Insert Note
- Edit Library Reference(s)
- Unformat Citation(s)
- Remove Field Codes
- Export Traveling Library
- Find Figure(s)
- Generate Figure List
- Cite While You Write Preferences

haut de page


Insérer des citations dans un texte Word

Plusieurs possibilités :

Sous EndNote :
- Sélectionner la ou les référence(s) à introduire
- Aller dans Word et choisir le Menu Outils > Insert Selected Citation(s)

Sous EndNote :
- Sélectionner les références souhaitées
- Utiliser le Menu Cite While You Write > Insert Selected Citation(s)

Sous Word :
- Choisir le Menu Outils > Find Citation(s)
- Dans la boîte de dialogue EndNote Insert Citations, faire la recherche dans la fenêtre Find + Search
- La liste des références apparaît
- Insérer la citation (bouton Insert)

Les références sont alors insérées dans le texte :

⇒ La bibliographie peut être générée automatiquement au fur et à mesure de l'insertion des citations dans le texte (Outils > EndNote 7 > Format Bibliography> Instant Formatting)

⇒ Si les citations ne sont pas automatiquement formatées (option précédente désactivée par Disable), que la bibliographie n'est pas mise à jour à chaque insertion, et pour formater la bibliographie avec un style donné, sélectionner dans Word l'option "Format Bibliography" (Sous-menu EndNote 7 du Menu Outils). La boîte de dialogue qui apparaît, permet de choisir un style.

⇒ Possibilité de personnaliser avec Outils > EndNote 7 > Format Bibliography > Layout

⇒ Pour modifier le contenu d'une citation :

- Positionner le curseur dans la citation (grisée)
- Choisir Outils > Edit Citation

Insérer des images

- Sous EndNote, on peut insérer des fichiers images dans les Types de référence " Figure" par : Reference > Insert Picture, ainsi que leurs légendes dans le champ Caption.
- Sous Word, on utilisera Outils > Find Figure : la recherche s'effecture sur les données du champ Caption.
- l'image s'insère dans le texte, la légende de l'image correspond au champ Caption.

haut de page


Les templates de Word

"Les "Manuscript Templates", accessibles par le Menu Tools de EndNote sont des modèles Word conçus pour aider à rédiger un article scientifique selon les normes des revues.

Suivre les étapes proposées pour la rédaction, selon un style choisi.

haut de page