Gestion avancée du courrier électronique

Les composants d'un message

Décryptage des champs de l'en-tête d'un message

Rédaction et envoi des messages

Réception des messages

Filtrage, archivage des messages, gestion des dossiers

Gestion du carnet d'adresses

Importation de données

Rappel des règles de bonne conduite du courrier

 

 

Les composants d'un message

 

 Un message électronique contient de nombreux éléments, nécessaires à son acheminement, certains saisis (obligatoirement ou non), d'autres automatiques :
- l'expéditeur : rempli automatiquement
- le destinataire : à saisir obligatoirement
- la date : remplie automatiquement
- le sujet (subject) : à saisir
- le contenu

Tous les éléments, nécessaires au système de messagerie, figurent dans l'en-tête complet du message, qu'il importe de pouvoir décoder, au moins partiellement.
 

  • Pour afficher l'en-tête complet d'un message :

- Affichage, En-têtes, Complet (au lieu de Normaux)
Attention : choix à ne faire que ponctuellement, pour vérifier des informations sur un message ; laisser habituellement le choix de l'affichage des En-têtes sur Normaux
 

  • Exemple d'en-tête complet d'un message de Biblio.fr :

 

TP :
- repérer les éléments sur le codage et le décodage des accents

 


Décryptage des champs de l'en-tête d'un message

 

Received :

  • Eléments ajoutés automatiquement par le serveur de messagerie, qui détaillent le parcours du message, cad les différents serveurs jusqu'au destinataire. La dernière ligne Received correspond au premier serveur rencontré ; l'avant-dernière est généralement celle du fournisseur d'accès
  • L'information importante est l'adresse IP, entre crochets : [xxx.xx.xx.xx]

Message-ID : numéro d'identification unique du message.

Return-path : adresse de retour en cas d'erreur

Date : date et heure d'envoi du message. Le chiffre (+0100) correspond au fuseau horaire de l'émetteur. Ex. : +0100 signifie GMT + 1 heure

 

  • Quelle utilité de lire l'en-tête d'un message ?

- pouvoir identifier un message d'un expéditeur inconnu, ou du moins repérer l'adresse du serveur.
- pouvoir éventuellement localiser le serveur

Sur ce point, d'après Emmanuel Chanial (cf Archimag, n° 188), trois étapes sont nécessaires pour identifier et localiser l'expéditeur d'un message :
- lire l'en-tête du message (cf ci-dessus)
- identifier le n° IP du serveur : le numéro IP est la seule donnée non falsifiable dans un message électronique, alors que tous les autres éléments peuvent être falsifiés. Rappelons que le n° IP correspond au numéro de la machine connectée à Internet, et constitue une sorte de n° INSEE des ordinateurs du réseau : chaque serveur a un n° IP qui lui est propre.
- localiser le serveur de domaine : avec le n° IP relevé dans l'en-tête, il faut retrouver le nom de domaine correspondant, cad le "hostname" du serveur, qui permettra de l'identifier et de le localiser.
Différents outils pour cette opération :
- la recherche dans une base IP Whois : par exemple NetAstuces.org
- un outil spécialisé : Email Tracker Pro, RIPE
- un moteur de recherche, en copiant le n° IP
Une fois obtenu le nom du serveur DNS, il est possible d'identifier la nature du serveur à l'origine du message, en visitant le site : Fournisseur d'Accès, service webmail, particulier, etc.
Une nouvelle recherche dans une base Whois permet de connaître les coordonnées réelles du propriétaire du nom de domaine : identité, adresse... D'autres recherches sur la personne responsable du nom de domaine peuvent alors être éventuellement menées.

Pour le spam, il faut rappeler que les spammeurs restent très difficiles à localiser, car ils changent constamment de serveurs, ou s'abritent derrière des proxys anonymes... Cette méthode n'est donc pas infaillible.

 

TP :
- identifier les éléments d'information sur les serveurs qui ont acheminé le message
- essayer d'identifier l'origine de ce message :

 

 


Utiliser NetAstuces.org et LACNIC

Sur le décodage des en-têtes des messages :
- voir le diaporama de Brigitte Fillon : http://sites.univ-lyon2.fr/formation-iris/MESSAGERIE/sld022.htm
- voir Emmanuel Chanial, Localisation d'un courrier électronique, Archimag, n° 188, octobre 2005, p. 44-45

 

 


 

Rédaction et envoi des messages

 

L'adressage des messages :
- l'adresse électronique du destinataire doit bien sûr être exacte et précise.
- ne pas taper d'accent, de cédille ou d'espace

Trois champs d'adresses :
- Pour (To) : le destinataire principal
- CC (Carbon Copy) : copie à, pour information
- Bcc (Blind Carbon Copy) : copie cachée (les destinataires principaux ne voient pas les destinataires "cachés")

***Fonction intéressante, dans certaines situations, mais qui montre aussi qu'il faut toujours rester vigilant par rapport au courrier électronique, dont on ne maîtrise pas tous les destinataires
 

L'envoi d'un message avec accusé de réception :
- choix Options, cocher Demander un accusé de réception
 

Gestion du format d'un message :

Pour gérer les accents et les caractères :
- choisir (ou vérifier) dans Options, Codage des caractères : Occidental (codage ISO-8859-1)
- dans la Rédaction d'un message, éviter d'utiliser du texte enrichi (gras, italique...)
TP : faire un message en testant et en utilisant toutes les fonctions de Format : italique, gras, insertion de tableau, couleur, etc.
 

Les fichiers joints   :

Rappels sur les fichiers joints :
Intérêt d'envoyer des documents attachés aux messages, mais nécessité de tenir compte de trois types de problèmes :

l'hétérogénéité des formats : les destinataires peuvent avoir avoir des difficultés à ouvrir ou lire un fichier
- vérifier que le format d'encodage est bien MIME

La taille des fichiers (notamment les images) :
- Eviter les fichiers trop lourds, pouvant saturer la messagerie de vos destinataires
- ou les envoyer en format compressé

Les fichiers attachés comme premiers vecteurs de virus :
- voir la partie sur les Fléaux...

 

TP :
- vérifier dans quel dossier du disque dur sont stockés les fichiers attachés
- Outils, Options, Pièces jointes
 




 

Conseils pour l'envoi de fichiers attachés :
- le format : si l'on n'est pas certain du logiciel du destinataire (est-ce qu'il utilise Word ou non...), envoyer le fichier en format RTF
- la taille : ne pas envoyer de gros fichiers joints ; éviter l'envoi des images
- les listes de diffusion : éviter d'envoyer des fichiers joints sur des listes de diffusion (sauf de petits fichiers texte) 

 

 



Réception des messages

 

Rappel sur la réception des messages

  • Avec IMAP :

- les messages restent sur le serveur
- lors d'une connexion au serveur, les en-têtes sont d'abord téléchargés sur le poste client.
- un message entier est téléchargé dans la boîte de "Courrier entrant" (Inbox) de l'utilisateur, uniquement si celui-ci le demande en cliquant sur le message ; sinon, seul l'en-tête est visible, et le contenu du message n'est accessible qu'en ligne

  • Avec un serveur POP :

- les messages peuvent être téléchargés automatiquement sur le poste utilisateur


TP :

  • Trier les messages reçus par expéditeur
  • Rechercher un message provenant d'un expéditeur précis

 



Filtrage, archivage des messages, gestion des dossiers

 

L'un des principaux intérêts d'un logiciel de messagerie réside dans la possibilité de gérer très finement ses messages, avec les nombreuses fonctionnalités d'archivage, de classement, de tri, etc.) et de rester maître de ceux-ci (puisque les messages peuvent être stockés en local sur son disque dur (à la différence d'une adresse en webmail).
En plus des trois fonctions de base, universelles (recevoir, envoyer, détruire des messages), les logiciels de messagerie offrent trois grandes fonctionnalités intéressantes :
- le filtrage automatisé des messages (qui permet également l'élimination des messages "indésirables")
- leur archivage dans des dossiers spécifiques, créés à la demande
- la gestion du carnet d'adresse

 

Filtrage des messages :

  • Principe :

Le filtrage des messages consiste à classer automatiquement des messages dans des dossiers pré-définis, dès leur arrivée, en fonction de paramètres précis. Le filtrage peut se faire en fonction de clés de tri sur plusieurs champs de l'en-tête : Sujet, Expéditeur, Date, Content-Type...

  • Intérêt du filtrage :

Le filtrage offre un double intérêt :
- l'élimination des messages de spam et autres messages jugés indésirables (cf partie suivante sur les Fléaux), puisqu'il est à la base du blocage automatique des messages de spam.


***A noter : s'il est possible de paramétrer soi-même le filtrage des indésirables, beaucoup de logiciels de messagerie proposent désormais des fonctionnalités spécifiques, très intéressantes et efficaces, de lutte contre le spam (cf plus loin) : dans ce cas, la gestion des indésirables se fait de manière distincte de la création de filtres.
- la gestion personnalisée de certains types de messages, facilement identifiables, comme les messages des listes de diffusion auxquelles on est abonné

  • Procédure pour la création de filtres :

- Outils, Filtres de messages :
- choisir Nouveau





 

  • Paramétrer le filtre :

- lui donner un nom, préciser les champs (Expéditeur, Date...) et les critères de tri
- créer un nouveau dossier pour accueillir les messages filtrés

***Attention : pour bien distinguer les nouveaux messages des messages archivés, il vaut mieux placer le dossier de filtrage dans la boîte de réception (Inbox), et non dans les dossiers locaux.
Cela signifie que, selon le type de serveur entrant utilisé (IMAP ou POP), le dossier du filtre sera placé ou non sur le serveur :
- s'il s'agit d'un serveur IMAP, le filtre (cad le dossier) devra être créé en ligne, car il ne fonctionnera que sur le serveur de messagerie.
- s'il s'agit d'un serveur POP, le filtre et le dossier peuvent être créés en local

- Préciser éventuellement les autres paramètres : étiquetage, priorité, statut des messages...
- Exemple d'un filtre sur les listes de diffusion :

 

 

TP de filtrage :
- Créer un dossier de filtrage pour les messages provenant d'un expéditeur précis

 

  • Gestion des dossiers :


Un logiciel de messagerie donne la possibilité de créer autant de dossiers et de sous-dossiers souhaités, pour le classement et la conservation des messages.


La création et la gestion des dossiers est un élément-clé, au quotidien et sur la durée, d'une gestion personnalisée et efficace de sa messagerie.

Procédure :

- se positionner sur le Dossier "Dossiers locaux"
- Fichier, Nouveau, Nouveau dossier

     

 


Gestion du carnet d'adresses

 

  • Créer une nouvelle carte pour un destinataire :

- Adresses, Nouvelle fiche

  • Créer une liste de diffusion à partir de plusieurs cartes :

- Adresses, Nouvelle liste

        

 

        - donner un nom à la liste
        - ajouter les noms à partir du carnet d'adresses, en cliquant sur l'icône

 

  • Sauvegarder le carnet d'adresses pour l'emporter :

- Adresses, Outils, Exporter
- choisir le répertoire où sauvegarder le carnet d'adresses
 


Importation de données

Pour importer un carnet d'adresses, les paramètres d'un autre compte, ou les messages d'un autre logiciel :

    - Outils, Importer

 

 

       

 


Rappel des règles de bonne conduite du courrier

 

Se rappeler que la messagerie électronique n'est pas un système confidentiel :
- les messages peuvent être lus et interceptés au niveau des serveurs (par les administrateurs), du réseau ou du poste local
- les messages reçus peuvent avoir été envoyés à d'autres destinataires, non visibles (fonction BCC)

 

L'importance du sujet :
- toujours indiquer le sujet du message dans l'en-tête : pour permettre à vos destinataires d'identifier le message, de classer le message par sujet...

 

Respecter les règles de rédaction (la netiquette) :
- ne pas utiliser les majuscules dans le texte (majuscules = crier !)
- utiliser les smileys
- respecter les règles de courtoisie du courrier
- prendre toujours le temps de se relire : un message électronique devient une "trace", conservée


Faire attention aux pièces jointes :
- utiliser des formats universels (RTF, TXT...)
- compresser les fichiers trop lourds, notamment les images


Importance de la signature et de la carte de visite :
- permet d'identifier votre organisme
- permet de vous contacter : coordonnées téléphoniques...


Gestion des envois/réponses/transferts de messages :
- faire attention à bien distinguer les fonctions Répondre et Répondre à tous :
- Répondre à tous renvoie le message à tous les autres destinataires éventuels (ce qui peut provoquer parfois des problèmes...!)
- pour répondre au seul expéditeur, utiliser Répondre
- attention à la confidentialité du message, dans l'utilisation de la fonction Transférer : par exemple, ne pas transférer un message personnel à une liste de diffusion, sans avoir demandé au préalable l'autorisation de l'expéditeur
- toujours vérifier les adresses des destinataires avant d'envoyer un message

Gestion de sa boîte Inbox sur le serveur :
- penser à archiver les messages et vider sa boîte sur le serveur : se rappeler qu'une boîte de réception est un espace limité et partagé avec d'autres utilisateurs sur un serveur
        


Date de création : mai 2005
Dernière mise à jour : 1er novembre 2005