⇒ Chaque référence EndNote stocke l'information qui sera utilisée pour constituer une bibliographie.
⇒ Chaque référence reçoit automatiquement un numéro unique qui ne change jamais à l'intérieur de la base de données.
⇒ Le nombre de références par base est illimté, mais il est conseillé de ne pas dépasser 100 000.
⇒ Chaque champ d'une référence peut contenir jusqu'à 8 pages de texte (32 000 caractères), avec une limite globale de 16 pages (64 000 caractères par référence).
⇒ 38 types de références sont définis.
⇒ Les champs (auteur, titre, année...) affichés pour chaque type de référence peuvent être modifiés ou détruits ; de nouveaux champs peuvent aussi être ajoutés pour donner jusqu'à un total de 52 champs par référence.
⇒ Le texte des références est du "plain text" (sauf à demander une police, une taille ou style spéciaux pour un terme spécifique ou un caractère).
⇒ La police utilisée pour afficher le texte dans les références peut être changée en utilisant "General Display Font" en Préférence.
⇒ Il est possible d'insérer un graphique ou un fichier joint dans un champ Image d'une notice.
⇒ Les références sont automatiquement sauvegardées lorsqu'elles sont fermées (mais on peut aussi sauvegarder une référence en cours d'édition de la référence en utilisant la commande "Save" dans le Menu File).
Elle affiche :
- les contenus de la référence dans les différents champs
- une barre de titre pour "Type de référence"
- des boutons "Previous Reference" et "Next Reference" (équivalent des mêmes options dans le Menu Reference), pour fermer la référence courante et ouvrir soit la référence précédente soit la référence suivante, selon l'ordre dans lequel elles apparaissent dans la fenêtre de la base. Tous les changements opérés sur la référence ouverte sont sauvegardés quand on clique sur ces boutons ou sur le bouton de fermeture.
- les boutons de réduction, agrandissement et de fermeture ( = Close Reference, sauvegarde de la notice lorsqu'on la ferme).
⇒ Utiliser le Menu Reference et sélectionner l'option New Reference; saisir ensuite les informations dans les différents champs de la notice.
Une fois la notice sauvegardée, le premier nom d'auteur, l'année et le n° de la notice apparaissent en haut de la fenêtre dans la barre de titre.
⇒ Pour créer une nouvelle notice, fermer la notice qui vient d'être rédigée; sélectionner de nouveau New Reference dans le Menu Reference et saisir les données dans les champs adéquats. En fermant la notice, la fenêtre de la base affiche la liste des notices déjà saisies (Auteur / Année / Titre).
- La police par défaut = 12 Point Arial (pour la changer, dans Edit > Preferences, option General Displat Font).
La ponctuation entre les champs sera générée automatiquement par EndNote.
- Touche de tabulation (Tab et shift Tab) pour naviguer entre les champs.
- Commencer par choisir le type de référence dans le Menu déroulant Reference Type
- Saisir les données dans les champs
Quelques précisions :
- 1 auteur par ligne (avec retour chariot).
- Nom, Prénom (séparés par une virgule), ou initiale avec un point "."
- possibilité de donner les initiales du premier et/ou du second prénom (espace ou point entre les deux).
- nom en rouge s'il s'agit d'un nouveau nom dans la base
- le nom sera entré dans la liste des noms à la sauvegarde de la notice.
- si le nom est déjà dans la base, il sera proposé.
- entrer tous les noms d'auteur pour une référence : EndNote tronquera la liste avec "et al." ou "and others" si nécessaire.
- en cas d'oeuvre anonyme, laisser le champ auteur à blanc (c'est le mode de formatage de la bibliographie qui déterminera comment les anonymes sont traités).
- pour une collectivité auteur, saisir une virgule après le nom (pas d'autre virgule à l'intérieur) : INRA,
- noms complexes : d'abord le nom de famille ex : de Gaulle, Charles ; pour les titres : Nom, Prénom, Titre ex : Brooks, John, Jr ; utiliser les options de tri des préférences pour exclure les prépositions (van, von, de...) de l'ordre de présentation de la bibliographie.
En principe, les quatre chiffres de l'année (ou possibilité de donner des annotations spécifiques pour indiquer que l'ouvrage est sous presse, en préparation...).
Entrer le titre sans ponctuation et sans utiliser la touche Enter pendant la saisie. Titre et sous-titre dans le même champ (séparation par :)
Casse et style : ils resteront tels qu'entrés et ne seront pas modifiés dans un autre style.
- entrer toujours le titre en entier
- géré en lien avec la liste de termes pour les différents formats de nom de revues
- le champ Alternate Journal : en cas d'import d'une source en ligne qui propose deux formes de chaque nom de revue : développée et abrégée (dans le cas inverse, possibilité de supprimer ce champ en éditant la table des Types de Références).
- ne pas mettre p. ou pp. , c'est géré par EndNote
- formulation complète : 330-339 ou abrégée : 330-9 (pas de virgule).
Le texte du champ Edition n'est pas modifié par EndNote pour la production de la bibliographie. Saisir ce champ de la façon dont on veut que cela apparaisse dans la bibliographie.
Endnote ne reformate pas les dates, les entrer comme on veut qu'elles apparaissent dans les références.
pour entrer des versions abrégées de titres normaux d'articles (citations dans le texte, citations de bas de page)
pour indiquer les informations utiles sur la publication originale (date de publication originale, éditeur...)
pour les références publiées originellement sous un titre différent; contient le titre original et l'année de publication; entrer les informations telles qu'elles devront apparaître dans les références formatées.
saisir le N° d'accès de la référence dans la base bibliographique source, si nécessaire
saisir une cote de bibliothèque
ce champ est utilisé pour des articles ou chapitres qui sont des revues critiques de livres et autres ouvrages (titre de l'oeuvre recensée et auteur, etc).
particulièrement en cas d'import de références
les séparateurs reconnus sont = ; /et retour chariot
jusqu'à 32 000 caractères (8 pages)
Notes : commentaires personnels
Abstract : brève description du contenu du document
Lien dynamique sur une ressource web (commande Open Link dans le Menu Reference), une adresse de messagerie, des chemins de fichiers
Saisir une adresse par ligne
⇒ Tous les champs bibliographiques ne sont pas forcément utilisés (number call). Les champs jugés inutiles par l'utilisateur peuvent être supprimés pour alléger la grille de saisie (Edit > Preferences > Reference Type > Modify Reference Type).
⇒ Dans la fenêtre de la Base, utiliser l'option Show Preview pour visualiser la notice en bas de la fenêtre. Le style courant est par défaut Annotated dans le menu déroulant, pour une visualisation dans un autre style, changer l'option du menu déroulant.
EndNote permet, outre la saisie manuelle, d'importer automatiquement des références, par :
⇒ un import automatique depuis des bases de données externes :
⇒ l'ouverture de EndNote et l'import direct depuis certaines interfaces (ScienceDirect)
⇒ l'interrogation de bases de données distantes directement depuis EndNote par les fichiers de connexion et le rapatriement des références dans la bibliothèque EndNote
EndNote procure un accès direct à des sources distantes en utilisant un protocole de recherche d'information appelé Z39.50.
Z39.50 est largement accepté par les bibliothèques et les fournisseurs d'information pour l'accès à leurs catalogues et bases de données.
Utiliser le Menu Tools > Connect
La fenêtre de connexion permet de choisir la source souhaitée.
Exemple : connexion à PubMed : on obtient un menu de recherche. A l'issue de la requête, les références s'affichent (toutes ou celles dont on a demandé la visualisation).
Utiliser le menu de copie des références :
Copy [all, 1, 3] Reference(s) To > New Library / Choose Library ou la bibliothèque courante affichée.
Il est préférable de créer une base tampon (une base de la journée).
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Contact: urfist@univ-rennes2.fr
