EndNote donne la possibilité de créer des listes de termes avec pour objectif d'aider à la création des références.
3 sortes de listes :
- Auteurs
- Noms de revues
- Mots clés
Lorsque l'on saisit les références et qu'une forme correspond à un terme des différentes listes dans le champ approprié, le logiciel propose cette forme déjà rencontrée et enregistrée.
Le comportement automatique affectant les listes apparaît dans les préférences et peut être modifié par ce biais (Menu Edit > Preference) :
Au départ, les listes sont vides; lorsque des références sont entrées (saisies, importées, collées), EndNote met à jour automatiquement les listes de termes qui reçoivent alors les noms d'auteur, de revue, les mots clés mentionnés dans la base.
Par ailleurs, en saisissant des données correspondant à des entrées de listes, si la forme existe déjà dans une liste, EndNote complète le mot en allant chercher les formes stockées dans ses listes.
Si un nom entré n'est pas encore dans la liste, il apparaît en rouge; lorsque la référence est fermée ou sauvegardée, le nouveau terme est ajouté à la liste.
QUELQUES POINTS IMPORTANTS
⇒ Les listes de termes sont stockées dans la base courante et ne concernent que cette base.
⇒ Une base doit être ouverte avant de pouvoir éditer ses listes de termes.
⇒ EndNote donne la possibilité de créer jusqu'à 31 listes supplémentaires par base de données.
⇒ Il n'y a pas de limite au nombre de termes dans une liste de termes.
⇒ Un terme peut comporter jusqu'à 253 caractères.
⇒ Les termes peuvent être copiés d'une liste et collés dans une autre.
⇒ Les listes de termes peuvent être importées et exportées.
⇒ Par défaut, les listes de termes sont automatiquement mises à jour par les termes entrés dans les références (nouveaux termes en rouge); pour annuler cette fonctionnalité, voir les Préférences.
⇒ Les listes de termes peuvent être liées à des champs spécifiques, de façon que EndNote associe la bonne liste au champ en édition.
⇒ Les listes peuvent fonctionner avec ou sans la propriété "Auto-entry"; par défaut Auto-entry est activée et Endnote dans ce cas suggère le terme le plus proche du terme saisi dans la référence.
⇒ La liste des termes concernant les noms de revues contient les diverses formes de noms de revues qui peuvent être utilisées lors de la création de la bibliographie. EndNote propose 3 listes de revues (Humanités, Médecine et Chimie) qui peuvent être importées pour une utilisation dans la base de données courante.
- Mise à jour automatique des listes avec les saisie des références.
- Ajout manuel d'un terme dans la liste : dans le Menu Tools, choisir Open Term Lists et sélectionner la liste à modifier.
dans la Fenêtre concernant la liste des termes, cliquer sur New Term :
Entrer le terme et cliquer sur Save pour l'ajouter à la liste, renouveler l'opération autant de fois que nécessaire, puis cliquer sur OK pour quitter la boîte de dialogue.
- Copie de termes entre listes (par copier coller à partir des listes de termes).
- Copie de termes à partir d'autres sources (copier / coller à partir d'un article en cours de rédaction par exemple; s'il s'agit de plusieurs mots, il est nécessaire de séparer les termes par des retours chariot).
- Mise à jour manuelle des listes de termes (si mise à jour automatique désactivée) : Option Define Term Lists + sélectionner la liste ; puis par le bouton Update List dans la boîte de dialogue Terms List / onglet Lists. S'applique à toutes les références ou seulement aux références sélectionnées (option à cocher).
- Import de termes dans les listes de termes, à partir des fichiers textes proposés par EndNote pour les noms et abréviations de noms de revues (Chimie, Médecine, Humanités).
A partir du Menu Tools, choisir Define Terms Lists et sélectionner la liste à laquelle on veut ajouter des termes. Cliquer sur Import List, sélectionner le fichier et cliquer sur OK.
- Si deux formes d'un même nom ont été entrés par erreur dans les références et par conséquent dans la liste des termes, il est possible de supprimer la forme erronée en cliquant sur Delete Term; il faudra ensuite corriger la base : utiliser l'option Change Text du Menu Edit. (On peut aussi modifier des termes par Edit Term).
- Le logiciel propose automatiquement le premier terme de la liste comparable avec le début de la forme en cours de saisie.
- en utilisant les flèches haut et bas du clavier, s'affichent le terme possible précédent ou suivant dans la liste des termes.
- insertion de termes de la liste dans la référence sans que la fonctionnalité de suggestion des termes soit activée :
positionner le point d'insertion à l'endroit où l'on souhaite ajouter le terme + Menu Tools > Open Term Lists + sélection de la liste désirée + double-clic sur un terme pour l'insérer directement dans la référence.
Pour vérifier la correction du terme envisagé, on peut utiliser les listes de termes avec la commande de recherche de EndNote.
1/ Dans le Menu References, choisir Search References et changer le premier élément du menu déroulant = sélectionner Author
2/ Dans le Menu Tools, choisir Open Term Lists + Authors Term List et double-cliquer sur un terme pour l'insérer dans la fenêtre de recherche
3/ Cliquer sur Search pour rechercher les références correspondantes
- Détruire une liste (Define Term Lists > Delete List)
- Renommer une liste (Define Term Lists > Rename List)
- Créer une nouvelle liste de termes (Define Term Lists > Create List)
- Lier les listes de termes aux champs (Menu Tools > Link Term Lists)
- Exporter (Define Term Lists > Export List) et imprimer les listes de termes (ouvrir et imprimer le fichier à partir de Word par exemple, après conversion).
- Travailler avec la Liste de termes des revues : mettre à jour la liste des revues (nom de la revue, nom abrégé), soit par une procédure automatique, soit en utilisant Open Term Lists > Journals Term List et les colonnes Full Journal et Abbreviation 1, 2, 3. Les formes abrégées peuvent être utiles dans les bibliographies et textes.
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